Om din organisation håller många olika möten i flera olika mötesrum, behöver du förmodligen ett bra system som kan hjälpa er att organisera och boka tider i de här rummen. Utan ett system kan det lätt uppstå kaos på grund av dubbelbokningar eller att det inte finns något sätt att hantera avbokade möten. Det är framför allt viktigt att personalen inte är osäkra på hur bokningsprocessen ska gå till. Din organisation behöver inte bara ett system – den behöver ett system som fungerar. Genom att lära dig några best practices kring bokningssystem för konferensrum, kan du enklare hitta rätt lösning för dina behov och se hur du kan hantera dina mötesbokningar på ett effektivare sätt.
På företag används oftast ett och samma e-post- och appsystem för alla anställda, som till exempel Microsoft Outlook eller G Suite. Om så är fallet, bör du fortsätta använda det här systemet som ni är bekanta med och titta efter ett bokningssystem som lätt kan integreras. När alla användare befinner sig i samma miljö är detta det enklaste sättet att implementera ett bokningssystem, till skillnad från en situation där användarna använder olika e-post-servrar, exemplevis på kontorshotell andra delade utrymmen.
inget är mer frustrerande för dina kollegor än när ett mötesrum som var bokat står tomt. Det är slöseri med både tid och resurser, men det finns sätt för att maximera dina utrymmen. Gör det till en rutin att alltid uppdatera din kalender när ett möte blir avbokat. Genom att göra det, frigör du rummet för dina kollegor. Vi rekommenderar starkt att använda ett bokningssystem som integrerar med ert kalendersystem. Det innebär att bokningar och avbokningar som skapas genom e-postsystemet även syns på skärmarna utanför mötesrummen (och vice versa). Genom att använda ett sådant system överbryggas gapet mellan den digitala kalendern och den fysiska arbetsplatsen. Därmed utnyttjas också rummen till sin fulla potential.
Hur som helst är vi inte mer än människor och ibland glömmer vi saker (som att uppdatera kalendern...). Men, det finns ytterligare ett sätt att hantera "no-shows" och att rum står tomma i onödan - genom att använda ett bokningssystem med check in-funktion! Det gör det möjligt att sätta en tid då mötet avbokas om ingen checkar in, vilket gör rummet tillgängligt för andra.
Finns det vissa som verkar mer populära och oftare är uppbokade? Är rummen ofta bokade för en timme, men används bara halva den bokade tiden? Vilka typer av möten används rummen för? Om du kan mäta den här typen av statistik i ditt system, kommer du bättre kunna förstå hur dina mötesrum används och därmed veta hur du i framtiden kan optimera rummen och ditt system.
Till syvende och sist, kan du inte dra nytta dessa best practices om du inte har ett system på plats. Om du märker att du inte har möjlighet att fullt ut implementera de processer som krävs för att göra din mötesbokning så effektiv som möjligt, är det troligtvis dags att investera i ett mjukvarusystem som t.ex. Meetio Room. Du kommer upptäcka att en enkel mjukvarulösning kan göra hela skillnaden för att optimera användandet av dina mötesrum, undvika avbokningar och dubbelbokningar. I sin tur säkerställs också att dina möten förlöper så smidigt och effektivt som möjligt.