Det har blivit allt vanligare att företag låter anställda arbeta hemifrån. En del organisationer använder den nya strategin med distribuerade team, medan andra bara har kontor på flera olika platser. Något som bekymrar många chefer, är att mötena kommer bli ineffektiva när deltagarna inte är fysiskt tillsammans. Men tack vare modern teknik och best practice för mötesproduktivitet, är detta allt annat än sant. För att vara säker på att dina möten förblir effektiva även när inte alla deltagare befinner sig i samma rum, kan du följa de här tre stegen:
En av de viktigaste delarna för att ett möte med ett distribuerat team ska vara effektivt, är att använda rätt teknik. Att använda omodern och långsam utrustning, kan skada kvalitén på samtalet och mötet i sin helhet. I en studie från 2014 av Bain and Company, en ledande konsultfirma inom management, fann de att endast i USA, slösade företag mer än 37 miljarder US dollar per år på onödiga möten. Många företag saknar redan förmågan att hålla effektiva möten, och de här siffrorna är troligtvis ännu sämre när det kommer till bortslösad tid p.g.a. att tekniken för video- eller telefonkonferenser inte fungerar.
När du har undersökt vad du har och vad du behöver, investera lite tid i att titta lite närmare på de enheter och tjänster som finns på marknaden. Bra konferensutrustning ska göra så att det känns som om dina distribuerade kollegor sitter i samma mötesrum som du, och inte missar någon del av mötet - vare sig det är en presentation som kan delas virtuellt eller något så enkelt som kristallklart in- och utgående ljud. Om ditt företag har kontor på flera olika platser, se till att tekniken ni använder är den samma. Det är få saker som är mer frustrerande än kontor som har tjänster eller enheter som inte är kompatibla med varandra.
Personal som deltar i möten hemifrån eller från kontor på annan plats bör få samma information och ha tillgång till allt som deltagarna som är på plats har. Skicka ut instruktioner om hur deltagarna ska ansluta till mötet, samt en mötesagenda för att se till att de är medvetna om vilka förväntningar som finns på deras eget deltagande i mötet. En förutsättning för att ett möte ska kunna vara effektivt är att alla är på samma sida.
När man deltar i ett virtuellt möte, är det lätt att bli distraherad. När deltagarna på kontoret inte kan se att de distribuerade deltagarna inte har med sig sina telefoner, eller går runt och småpysslar med andra saker där hemma samtidigt som de ringer in till mötet, är det lätt hänt att de virtuella deltagarna inte är lika uppmärksamma som de borde. Som chef ska du vara tydlig med att de virtuella deltagarna förväntas vara lika närvarande och aktiva i mötet som de som fysiskt deltar i mötet. Om de anställda (mot förmodan) inte klarar av att upprätthålla en effektiv mötesstandard när de inte är fysiskt närvarande, så kan kanske förmånen att arbeta hemifrån revideras.
Anställda på satellitkontor kan också hjälpa till att hålla varandra ansvariga. Om du inte sitter på huvudkontoret men deltar i ett möte med anställda från hela företaget via video eller telefon, kan alla samlas lite snabbt innan mötet för att kolla så att alla är förberedda och redo att köra igång. Ägna fem minuter tillsammans efter mötet till att sammanfatta vad som sagts och säkerställa att er handlingsplan är tydlig.
Kom ihåg att ditt första möte med det distribuerade teamet kanske inte fungerar helt smärtfritt. För att nå upp till den effektivitet som du önskar - eller kräver - från ditt team, så behöver du utvärdera varje möte och fundera över vad som fungerade och vad som inte fungerade. Om du kan göra en självutvärdering, samt få både ditt distribuerade och in-house-team att också utvärdera och ge konstruktiv feedback kring processen, så kan du förbättra hur framtida möten hålls.
Effektiva möten kräver processer och planering, och det gäller särskilt när man håller möten med distribuerade team. Men om du säkerställer att du har rätt teknik, att dina mötesdeltagare utanför kontoret är väl förberedda och kan möta förväntningarna, kan du också utvärdera och förbättra din process för virtuella möten.