Få vet hur och vad de ska göra.
För att ett enskilt möte ska bli effektivt eller om en organisation vill ha en god möteskultur behöver följande tre delar hanteras.
Inför en struktur och strategi kring era möten. För en hel organisation så börja med att inventera alla möten. Kartlägg sedan vad ni ska göra med respektive möte och varför det är viktig, tydliggör vem som deltar, hur ofta och hur lång tid mötet bör ta. Med detta gjort så kan ni dels se hur mycket mötestid er organisationen har samt att ni kan börja reflektera och ifrågasätta om era möten bidrar till att ni når era mål. Använd sedan en agenda som ett utmärkt stöd till att förtydliga förväntningar på innehållet av mötet.
För den som vill minska mötestiden i en organisation så kan med säkerhet 30% mötestid minska inom ett halvår genom att införa en mötesstruktur.
Vi behöver enas och bestämma oss för vilket beteende och förhållningsätt vi vill ha på det enskilda mötet eller för alla våra möten i en organisation. Det fungerar inte att var och en gör som de anser är bäst, det leder direkt till olika förväntningar kring beteende och ineffektiviteten är ett faktum.
För att ett möte ska bli bra behöver alla som deltar bidra. Mötesledaren har ett stort ansvar då den ansvarar för planering, förberedelser och själva genomförandet av mötet. Med tanke på att ca 5% av alla Mötesledare har någon utbildning så är det inte så konstigt att det går galet.
Den som ska leda mötet behöver lära sig om olika mötesformer och arbetssätt som kan tillämpas före, under och efter mötet för att få ett maximalt resultat. För att skapa både energi och effekt av möten krävs kunskap kring metoder och tillvägagångssätt.
En chef och ledare ägnar 25 år av sitt arbetsliv i möten, det borde vara värt att investera några utbildningstimmar i, eller hur?
/Heléne Arvidsson, VD gr8 meetings