Du har säkert hört talas om HSB förut – Sveriges största bostadskooperation. HSB sysslar med planering, byggande och förvaltande av bostäder runtom i hela landet. Det är en medlemsägd organisation vars uppdrag är att tillsammans med sina medlemmar skapa det goda boendet. HSB är aktiva i hela Sverige och har därför delats in i olika regioner. Varje region blir därmed stora organisationer i sig. En av regionerna är HSB Göta, en ekonomisk förening med 28 000 medlemmar och cirka 300 anställda.
HSB Göta är en organisation som ägnat tid och flit på att utforma ett snyggt och effektivt kontor. Huvudkontoret i Jönköping blev 2018 nominerat i Lokalnytts tävling Sveriges Snyggaste Kontor – och det är lätt att förstå varför. I utformningen av ett kontor finns dock fler utmaningar än de estetiska. För HSB Göta har det till stor del handlat om att implementera ett rumsbokningssystem som andas enkelhet.
I informationsintensiva organisationer är möten ofta en stor del av vardagen och i takt med att en organisation växer, ökar också antalet möten. I den här processen är det viktigt att implementera ett system för mötes- och rumsbokning för att lyckas organisera allas olika scheman och fördela de rum som finns i lokalen. För HSB Göta räckte det dock inte med att bara implementera ett system, berättar Marcus Johansson, IT-samordnare:
Tidigare bokade vi rum via Outlook där användarna fick stämma av ledighet av rum genom det. Det blev dock ofta rörigt med vem som hade bokat vad och anställda satte sig i olika mötesrum utan att stämma av bokningar. Det fungerade helt enkelt inte som det skulle.
Ett rumsbokningssystem behöver alltså uppfylla lite fler krav än att bara finnas på plats. Att få hela personalstyrkan att faktiskt använda systemet och dessutom göra det på rätt sätt, kräver att systemet är extremt enkelt. Är det inte det blir resultatet nästan alltid att det antingen inte används alls eller att det används fel, vilket var fallet för HSB Göta. För att lösa det här problemet bestämde de sig för att testa Meetio. Beslutet grundade sig på ett antal avgörande kriterier, förklarar Marcus:
För oss var det allra viktigast med ett tydligt och enkelt gränssnitt. Dessutom var det ett måste att det skulle fungera tillsammans med direktbokningar från Office 365.
Tillsammans med Meetio har HSB Göta nu gett sig ut på en resa där målet är ett enkelt rumsbokningssystem som faktiskt används av hela personalen. Hittills har de inte stött på några problem när det kommer till att introducera systemet för medarbetarna:
Det har gått väldigt lätt och smidigt. De enkla och tydliga gränssnitten har uppskattats av alla användare. Responsen vi har fått från personalen har hittills bara varit positiv och det har generellt underlättat många av de hinder som fanns på arbetsplatsen sedan tidigare, berättar Marcus.
Hur fungerade den fysiska installationen?
Det var i det stora hela en väldigt enkel installation. Plattorna har ett bra och stabilt fäste och var lätta att sätta upp. Eftersom vi höll på att bygga ett nytt kontor så kunde vi förbereda kabeldragningen inne i väggarna, vilket förenklade en hel del. Det var väldigt bra med PoE-stöd också.
Enkelheten i ett rumsbokningssystem avgörs inte bara av hur lätt det är för personalen att boka och avboka rum, utan också hur mycket arbete som krävs av personerna som ska underhålla systemet, nämligen IT-avdelningen. Därför frågade vi Marcus hur mycket tid de lägger på att hantera Meetio och hur själva hanteringen fungerar – om de gör det själva eller tar hjälp av en serviceorganisation:
Nu när funktionen är i drift så lägger vi inte alls mycket tid på Meetio. Om det eventuellt uppstår ett behov av support så hanteras det av oss på IT-avdelningen. Men, produkten är ju väldigt enkel och genererar ingen direkt support.
Hur använder ni Meetio för att optimera rumsanvändningen och rumstillgängligheten?
Vi har inte hunnit testa alla funktioner som Meetio erbjuder ännu. Men vi har planer på att testa check in-funktionen. Vi har aktiverat funktionen för statistik och tänker att vi i framtiden kommer kunna använda den för att optimera användningen av våra rum.
Har Meetio lyckats uppfylla era krav på enkelhet?
Absolut, enkelheten hos Meetio är helt klart det bästa. Vi har inte heller stött på några direkta hinder så det är svårt att rapportera dåliga sidor hos systemet i det här läget. Men enkelheten är verkligen talande för Meetio.
För att hjälpa andra som också har problem med sina rumsbokningar, har Marcus här gett oss sina bästa tips på vad du ska tänka på innan du implementerar ett nytt system:
Dela det här caset
Sweden: +46-(0)10-101 95 60
US: (971) 205-6170
Sweden: +46-(0)10-175 49 00
US: (844) 311-7200