SOS Barnbyar är en internationell organisation som arbetar med långsiktiga metoder för att förändra och förbättra livssituationen för barn i utsatta samhällen. De är idag aktiva i 136 länder och oftast i ett flertal orter inom de länderna. Den centrala verksamheten i Sverige utgår från kontoret i Stockholm. Ett kontor vars möten till stor del bokas genom Meetio View. Därför har vi satt oss ned och pratat med Anders Hebert, Digital . utvecklingsansvarig och Mie Sadio, Kontorsansvarig, om tiden före och efter Meetio.
Precis som flera andra företag som vi samarbetar med, har SOS Barnbyar haft besvär med rumsbokningar som skett via Outlook och själva bokningen har varit otydlig. Många medarbetare har därför inte dykt upp till sina bokningar, slösat tid på att leta efter lediga rum eller helt enkelt inte vetat hur man lägger till ett rum i mötesbokningen.
Som ansvarig för den digitala utvecklingen kände Anders att det var dags för en förändring. Han lät då ett nyfiket öga börja snegla när har var på besök hos olika byråer och leverantörer som SOS Barnbyar arbetar med:
När Anders hittat Meetio introducerade han lösningen för Mie:Jag såg Meetio hos en samarbetspartner till oss och blev nyfiken. Jag tycker ju att den digitala utvecklingen är både spännande och viktig så jag undersökte om det skulle fungera för oss. Det visade sig att Meetio rent tekniskt skulle fungera för vår IT-miljö, produkten är skalbar och användarupplevelsen intuitiv. Där är det sistnämnda viktigast för mig. Jag har sett andra lösningar och detta var, estetiskt sett, väldigt lätt att snabbt ta till sig, säger Anders.
Ja, Anders visade Meetio för mig och sa att vi borde prova. Då trodde jag inte att det fanns en lösning på vårt problem, förklarar Mie.
Tidigare har nämligen Mie varit den som alla gått till så fort något kring en mötesbokning inte fungerat.
Många tyckte att det var knepigt med bokningarna och visste inte vart de skulle. Jag fick alltid svara på massa frågor kring vilket rum de skulle till, vilket de hade bokat och om det fanns lediga rum över. Det blev en arbetsbelastning för mig, fortsätter Mie.
SOS Barnbyar valde att installera Meetio View på sitt kontor. View är en stor touch-skärm som ger en översikt över alla mötesrum och vilka som är bokade och lediga. Det är också möjligt att boka rum direkt på skärmen.
Vi ville att folk skulle tycka att det var spännande med digitalisering. Vi har en ambition att teknik ska vara kul och gå framåt snabbare. Vi vill uppmuntra till förändring. Meetio är en del i det, säger Anders.
När skärmen var installerad och monterad tog Anders och Mie initiativ till gemensamma utbildningar vid skärmen:
Vi samlade alla medarbetare gruppvis och genomförde utbildningar framför skärmen. Det tog tre sekunder att förstå hur skärmen fungerade och folk tyckte att det var kul att man kunde boka ett rum direkt på touch-skärmen. När jag fick frågor i efterhand om hur det fungerade, gick jag tillsammans med personen till skärmen och visade. Den extra arbetsbördan med att fixa kring bokningar är i dagsläget helt eliminerad för mig, berättar Mie.
När ett mötesrum är upptaget visar skärmen rött, ett rum som snart är bokat visas som gult och ett lediga rum är gröna. Mie berättar för oss att det, under dagarna på Stockholmskontoret, till största del lyser gult och rött på skärmen. SOS Barnbyar är en organisation där stor del av verksamheten drivs framåt av fysiska möten. Därför var just Meetio View ett verktyg som underlättade för dem. Enkelheten och tydligheten som Meetio View gav SOS Barnbyar har gjort att Mie kan prioritera viktigare saker under sina arbetsdagar.
Beroende på hur ditt kontor ser ut och vilka problem ni upplever och behov ni har, så finns det olika verktyg som kan underlätta på olika sätt. Vill du nå samma förbättring som SOS Barnbyar? Tveka inte att boka in en demo med oss!
Dela det här caset
Meetio AB
Eric Perssons väg 51
SE-217 62 Malmö
Magnus Ladulåsgatan 3
SE-118 65 Stockholm
Meetio Inc
700 SW Fifth Avenue
Portland, OR 97204
USA
Sweden: +46-(0)10-101 95 60
US: (971) 205-6170
Sweden: +46-(0)10-175 49 00
US: (844) 311-7200