Fördelarna med Meetio Admin – Analytics

Hur väl känner du till statistikverktyget på Meetio Admin? Låt oss ge dig några användbara tips och tricks!

Varför du behöver statistik

Arbetsplatsstatistik är det ultimata verktyget för hur ni ska strukturera och planera ert kontor. Genom statistiken är enkelt att se vilka rum som används eller inte, och hur mycket rummen utnyttjas i det stora hela. Låt oss måla upp ett scenario!

Låt oss säga att du arbetar som office manager på ett företag eller annan verksamhet. På ert kontor har ni har åtta mötesrum. Dina medarbetare har under en tid klagat på att det är svårt att hitta rum och att det är dags att flytta till större lokaler. Men något känns inte rätt. Ni är inte så många personer på kontoret att ni faktiskt behöver fler rum.

Det är här Meetio Admin kommer in i bilden. Istället för att famla i mörkret eller faktiskt ta steget att byta lokaler (vilket ofta brukar bli en både dyr och krånglig historia) kan du med några knapptryck se hur mötesrummen faktiskt används. Kanske upptäcker du att bara hälften av rummen utnyttjas, medan den andra hälften knappt utnyttjas alls. Alternativt märker du att alla rum faktiskt är bokade till bristningsgränsen ­— men det är en annan artikel.

Nästa steg är att ta reda på varför de fyra rummen står tomma. Kanske är komforten inte lika hög, ljussättningen inte bra eller så finns inte utrustning för videokonferens eller dylikt i rummen. Anledningen till att kontoret känns för litet beror alltså inte på att det finns för få rum, utan för att hälften av de rum som finns inte har den utrustning som krävs och därför inte används. Användningsgraden av de andra rummen blir därför dubbelt så hög och då blir det såklart svårt att hitta lediga tider.

Istället för att flytta till större lokaler, räcker det med att uppdatera de fyra orörda rummen så att de håller samma standard som resten. Billigare och smidigare helt klart.

Planera om kontoret

En annan insikt du kan få av statistiken är hur kontoret kan planeras om. Det går också att vända på exemplet ovan: kanske är det så att flera rum står orörda för att det inte finns behov för dem? Då kan ni göra annat med den ytan!

Dagens arbetsplatser rör sig allt mer bort från det statiska kontoret. Istället satsas det mer på aktivitetsbaserade arbetsplatser och ytor för att möta olika sätt att arbeta och motivera och korta, spontana möten (även kallat ad-hoc möten). Att göra om ett tomt mötesrum till en yta med annat syfte är därför ingen dum idé.

Köp inte grisen i säcken

När det är problem med mötesrum på kontoret är det lätt att känna allt eller inget och bestämma sig för att ta den uppenbara vägen — att byta kontor. Vi råder dig att både tänka en och två gånger. Chansen är stor att samma problem uppenbarar sig igen på ert nya kontor. Gå istället till botten med problemet med hjälp av Meetio Admin och statistikverktyget. Det kommer löna sig i längden!

Nästa vecka utforskar vi en annan del av Meetio Admin, missa inte det! Och har du några frågor under tiden — tveka inte att höra av dig.