Tre är en av de ledande mobiloperatörerna i Sverige. Företaget ägs till 60% av det Hong Kong-baserade bolaget Hutchison och till 40% av Investor.
Nyligen byggde de ett nytt högkvarter, även kallat 3-Huset som huserar 900 av 3:s medarbetare och ligger vid Globen i Stockholm. Det nya huvudkontoret huserar olika avdelningar – allt från kundservice, teknikorganisation, finans, försäljning med flera.
Tre:s resa har generellt präglats av snabb expansion. De hade länge befunnit sig i sina dåvarande lokaler som började bli lite slitna, men framför allt växte de ur dem i takt med expansionen. De började därmed titta på om de skulle renovera eller bygga om – svaret blev att bygga nytt!
Inför nybyggnationen sattes ett omfattande bakgrundsarbete igång, vilket resulterade i att en vision för den nya arbetsplatsen kunde tas fram. Målet var att den nya arbetsplatsen skulle matcha företagskulturen på Tre - och det är här det blir väldigt intressant. Många företag rör sig mot nya lokaler, men när man har chansen att bygga från scratch så kan man anpassa allt efter er unika företagskultur. Hur tog Tre reda på vilka komponenter som var nödvändiga, viktiga eller kanske helt onödiga? För att få insikt i hur de gjorde för att skapa en effektiv arbetsmiljö för 900 personer på samma ställe, har vi pratat med Helena Körberg, Tre:s projektledare av 3-Huset. Här berättar hon om vad som karaktäriserat processen och om hur Meetio kom in i bilden.
Det inledande bakgrundsarbetet innehöll djupintervjuer med medarbetare för att ta reda på vilka behov som fanns inom organisationen. Enligt Helena var det ett första steg mot att förverkliga kulturen på det nya kontoret:
Vi har en fantastisk kultur på Tre och i visionen tydliggjordes att en av de viktigaste parametrarna var att arbetsplatsen skulle matcha den. Vi vet av erfarenhet att vår kultur är en del av vår framgång. Alla som arbetar på Tre vet precis vad vår vision & våra strategiska grundbultar är och det tillsammans med våra värderingar gör oss snabbfotade. Vi ville därför skapa en arbetsplats som kan förstärka vår kultur. Att få möjlighet att bygga ett helt nytt hus där vi kunde påverka utformningen så att den skulle passa vår kultur kändes helt rätt för oss.
När de sedan resonerade kring planeringen av arbetsytorna utgick de främst från medarbetarnas behov, berättar Helena:
I djupintervjuerna var det tydligt att vissa typer av arbetsplatser saknades. I våra gamla lokaler satt vi i öppet landskap med skrivbordsarbetsplatser. Våra medarbetare önskade att kunna arbeta mer varierat. Att det skulle vara enklare med möten över avdelningsgränserna och enklare att kunna samlas för spontana möten. En annan sak som man saknade var plats för fokusarbete. Att kunna gå undan och fokusera på en enda uppgift utan att bli störd. Våra medarbetare önskade också bättre möjligheter till rekreation. Det är ett högt tempo på arbetsplatserna idag och ibland behöver man ta en kort paus för att orka hela dagen.
Hur har de behoven uppfyllts på det nya kontoret?
I nya 3-Huset finns en mängd olika typer av arbetsplatser att välja mellan; alla avsedda för olika behov såsom tystnad, möten, samtal & koncentration. Vi är alla unika individer med olika behov. Genom att tillgodose behoven med hjälp av olika typer av miljöer och arbetsplatser, skapar vi möjligheter för var och en att kunna vara sitt allra bästa. Vår målbild är att på detta sätt kunna höja både produktiviteten och trivseln. Och också stärka 3-kulturen.
Tre har ett arbetssätt som de kallar för Your Way of Working, eller YWOW. Det är utformat efter faktumet att varje medarbetare själv vet hur de arbetar bäst och hur de vill placera sig, förklarar Helena:
I utformningen har vi inspirerats av aktivitetsbaserade kontor, men vårt arbetssätt är anpassat efter oss. För många medarbetare innebär detta att man dagligen sitter på olika ställen i 3-Huset, men vi har också en hel del medarbetare som sitter på ungefär samma plats varje dag - det beror på roll och arbetsuppgifter. Exempelvis så finns det arbetsplatser som är anpassade för telefonarbete på tre av de fjorton våningsplanen, vilket innebär att de medarbetare som dagligen har kundkontakt i telefon placerar sig på just dessa våningsplan. YWOW skapar bättre möjligheter att kunna leva våra värderingar än på vårt förra kontor och jag upplever att de flesta medarbetare också tycker att YWOW fungerar bra och känns helt rätt för oss.
Tidigare har Tre haft vissa specifika problem när det kommer till bokningar av mötesrum. Det fanns sällan lediga rum då många gjorde stående bokningar för att gardera sig, rummen glömdes sedan ofta bort att avbokas och stod därmed tomma, trots att de såg bokade ut för omgivningen. När Tre skulle välja ett nytt system för det nya kontoret var det därför viktigt att kunna bryta det mönstret:
Våra kriterier handlade främst om att hitta ett rumsbokningssystem som var användarvänligt och enkelt att använda. Vi ville ha ett system som kunde hjälpa till att bryta den onda cirkeln som uppstår när bokade rum inte används. Det var också viktigt för oss att rumsbokningssystemet skulle vara integrerat med Outlook eftersom det är där man vanligtvis gör sina rumsbokningar. Vi ville även ha en app som gör det enkelt att boka rum via mobilen.
Hur fungerade det att introducera Meetio till medarbetarna?
Det vi introducerat är rumsbokningsskärmarna och det fungerade väldigt enkelt. De är självinstruerande så medarbetarna har inte behövt någon instruktion. Det som var lite problematiskt till en början var att många glömde att checka in i rummen, varpå någon annan dök upp som då hade bokat rummet. Men detta gjorde samtidigt att medarbetarna blev påminda om att de måste checka in, så de enklare kommer ihåg det till nästa gång. Nästa steg är att introducera Meetio App - bokningsapp i mobilen så att medarbetare enkelt kan boka både möten och rum även när de inte är vid sin dator.
Vad får ni för feedback från användarna, vad har förändrats sedan tidigare?
Feedbacken handlar framförallt om att bokningsskärmarna gör det tydligt vilka rum som är bokade och inte, att man ser det direkt när man står vid rummet. Det gör det enkelt att fånga ett rum också vid ad-hoc-möten. I 3-Huset är det betydligt enklare att hitta lediga mötesrum. Det beror bland annat på att rumsbokningarna släpps om rummet inte används. Det beror också på att vi har fler typer av mötesytor i vårt nya hus. Vi har många öppna mötesytor, såsom soffgrupper och höga bord för möten mitt i landskapet, vilket gör att man för vissa möten istället väljer en sådan yta.
Till andra företag råder Helena att utgå ifrån den existerande företagskulturen när man ska genomföra sådana här stora förändringar. Det skapar nämligen en igenkänning som underlättar för processen:
En framgångsfaktor för oss har varit att utgå från vår kultur och våra värderingar, både när det gäller utformningen av huset och vårt arbetssätt. Det har gjort att många medarbetare kände sig som hemma redan första veckan i nya 3-Huset. Det har också underlättat för oss i införandet av vårt nya arbetssätt eftersom alla medarbetare redan känner igen sig i värderingarna. På så sätt har det nya arbetssättet inte känts svårt och främmande, utan snarare naturligt och självklart.
Ett annat litet tips handlar om hur man väljer att göra arbetsdagen lite roligare med små kreativa knep. Till exempel kan det handla om hur man väljer att namnge sina mötesrum. Tre har valt saker som går hand i hand med deras verksamhet, avslutar Helena:
Vi har namngivit alla mötesrum i 3-Huset efter sådant som finns i det uppkopplade livet; d.v.s. sådant som vi som bolag möjliggör genom vårt nät och våra produkter. Varje våning har olika teman, så på en våning heter rummen olika kända youtubeklipp, på en annan våning emojis, på en tredje musikvideos o.s.v.
Dela det här caset
Meetio AB
Eric Perssons väg 51
SE-217 62 Malmö
Magnus Ladulåsgatan 3
SE-118 65 Stockholm
Meetio Inc
700 SW Fifth Avenue
Portland, OR 97204
USA
Sweden: +46-(0)10-101 95 60
US: (971) 205-6170
Sweden: +46-(0)10-175 49 00
US: (844) 311-7200