Tidigare har jag suttit på många möten som jag känt varit helt meningslösa och slöseri med tid. Utifrån dessa erfarenheter, har jag infört 7 enkla sätt som har lett till mer effektiva och produktiva möten:
1. Börja och sluta i tid
Tid är dyrbar. Ingen vill varken vänta i 10+ minuter för att ett möte ska starta eller stanna i 10+ minuter extra. Respektera mötets bestämda tider. Om du tror att det behövs mer tid för mötet, schemalägg mer tid! Ändra inte tiderna i sista minuten.
2. Ha en agenda
Inled mötet med att berätta eller visa agendan. Att ha en enhetlig agenda som alla deltagare är medvetna om, kommer få mötet att flyta på bättre.
3. Håll dig till ämnet
Att ha en agenda minimerar problemet med att inte hålla sig till ämnet. Om konversationen ändå glider iväg på sidospår, är det bara att hänvisa till agendan.
4. Ha ett mål med mötet
Att ha ett mål med vad som ska vara uppnått vid mötets slut hjälper till att hålla mötet fokuserat. Gå tydligt igenom målet när mötet börjar och avsluta med att kort sammanfatta vad ni kommit fram till.
5. Utnyttja mötesrum smart
Använd ett mötesrum som är anpassat till syftet med mötet och antalet deltagare. Till exempel är det viktigt att rummet är möblerat på ett sådant sätt att alla kan se och höra varandra bra.
6. Implementera pauser
En tumregel - om mötet är längre än en timme, lägg in 5-10 minuters paus per timme. Detta ger deltagarna möjlighet att sträcka på benen, ta en kopp kaffe och komma tillbaka till mötet med ny energi och bättre fokus.
7. Bjud inte in alla till mötet
Bjud bara in de som är direkt relaterade till mötets huvudsyfte och mål. Om du vill informera alla om något, skicka ut ett sammanfattande mail istället. Du bör till och med överväga att tacka nej till en mötesinbjudan om du tror att du inte kommer kunna tillföra något, eller inte få ut något av det. Delta inte på ett möte bara för att vara med på ett möte. Ha ett syfte och ett mål!
No comments yet
Let us know what you think!