De flesta företag är helt uppslukade av att väga kostnader och utgifter mot intäkter och vinster. För att alla företag ska komma igång och sedan fortsätta att växa, måste det komma in mer pengar än vad som går ut. Men ofta tittar inte företag på de dolda kostnaderna; det sägs att tid är pengar och hur du och dina anställda spenderar er tid, kan vara den största pengaslukaren ni har. För att vara säker på att du inte förlorar pengar på dina möten, behöver du veta hur du beräknar och optimerar kostnaderna för dem.
Det kan verka svårt att räkna ut hur mycket ett möte kostar, men i grund och botten är det ganska enkelt. För att räkna på det i den mest grundläggande formen, så behöver du räkna ut vad en arbetstimme är värd för var och en av dina anställda. Låt säga att en anställd har 40,000 SEK (USD 6000) i månadslön (vi räknar inte med skatt och arbetsgivaravgifter i det här exemplet). Hur många timmar brukar de totalt arbeta per månad? I genomsnitt är det fyra veckor/månad och 40 h/arbetsvecka (när du beräknar din egen kostnad vill du vara så specifik som möjligt). Så när du dividerar 40,000 SEK (USD 6000) med 160 arbetstimmar per månad, kommer varje timma att kosta 250 SEK (USD 37,5). Det låter kanske inte så mycket för en timmes möte. Men hur många deltagare är med i det där mötet? Om det är 10 stycken, så kan du uppskatta att ett entimmesmöte kostar 2,500 SEK (USD 375) i ren arbetskraftskostnad!
Men kostnaden tar inte slut där. För att varje möte som du håller innebär mindre tid för dina anställda att jobba med kundprojekt, slutföra leverabler eller vara produktiva på andra sätt. Låt oss säga att din organisation håller ett entimmesmöte varje dag. Det blir 12,500 SEK (USD 1875) per vecka, ungefär 50,000 SEK (USD 7500) per månad och potentiellt 600,000 SEK (USD 90 000) per år! Det är utan att nämna kostnaderna för att beställa in lunch eller catering, ordna fika samt kostnaden för allt material som används under mötena (som ofta lika gärna hade kunnat skickas med e-post).
Många anställda känner ofta att möten är slöseri med tid, och beroende på när de hålls och hur plötsligt de dyker upp, kan de faktiskt skada produktiviteten. Om personen är mitt uppe i ett projekt och det kallas till möte i sista minuten, måste du fundera över vilka kostnader som mötet drar på sig när produktiviteten upphör för mötets skull. Efter mötet kan det ta personen flera minuter innan hen kan ta vid igen där hen slutade, eller så finns det nu saker som är mer akuta och som måste tas itu med först. Att hoppa runt mellan arbetsuppgifter innan de slutförs kan också suga både tid och resurser, och plötsliga möten kan öka problemet ytterligare.
Är du i en bransch där kunden debiteras, som till exempel konsultbranschen, bör du även titta närmare på kostnaden för möten kontra hur mycket du debiterar dina kunder. Om du, enligt er överenskommelse, kan debitera kunden för internmöten som rör kunden, så har du förmodligen inget du behöver bekymra dig över. Men om du lägger tid på möten som inte redan på förhand har avsatts till kunden, kanske det slutar med att du förbrukar en stor del av arvodet från den kunden på möten. Räkna på vad du får in från varje kund och beräkna hur mycket du lägger i genomsnitt på möten för varje specifikt projekt. Du kanske upptäcker att du inte tjänar så bra på projekten som du trodde, och att du troligtvis behöver omprioritera din tid.
Även om ditt företag inte jobbar med tjänster, så bryr sig även produktbaserade företag om samma siffror och KPI:er. När du beräknar Cost per Acquisition (CPA) för en ny kund, Return on Investment (ROI) för marknadsföring eller försäljning eller Customer Lifetime Value (CLV) för dina kunder, behöver du ta med möten i beräkningarna för att få ett korrekt resultat. Om du inte räknar på möteskostnaderna, kan du missa en stor utgift som påverkar din totala intäkt.
Kan möten vara en dold pengaslukare i din organisation? Om du inte har koll på vad de verkligen kostar, finns risken att de kraftigt påverkar ditt slutresultat. Att vara organiserad i dina uträkningar över kostnader kontra intäkter, kan hjälpa dig att avgöra vad som är viktigt i ditt företag och förbättra de övergripande resultaten.
No comments yet
Let us know what you think!