I de flesta företag oavsett bransch, ställs medarbetare inför ett ständigt närvarande dilemma: fokusera på de individuella arbetsuppgifterna eller att delta i möten. När det väl gäller, kan det vara svårt att veta hur man ska prioritera - när ska man tacka nej till ett möte för att fokusera på en deadline, eller när ska man säga ”ja” och riskera att förlora produktiv tid om det visar sig att mötet är slöseri med din tid. Det finns dock några sätt för att försäkra dig om att du prioriterar rätt och att du gör val som värdesätter din tid.
Låt oss säga att du jobbar i tjänstesektorn, till exempel som konsult, och du har en viktig deadline framför dig. Du känner dig kanske stressad över att få allt klart i tid till din kund på ett tidseffektivt sätt. Om så är fallet, skulle ett stort möte som din avdelningschef kallat till, kunna göra att det känns som hela världen rasar. Ta en snabb funderare på om det verkligen är nödvändigt att du är med på mötet. Få så mycket information du kan om vad som kommer att diskuteras och gås igenom på mötet. Om mötet är välplanerat och förberett bör det finnas en grundlig mötesagenda som du kan läsa igenom på förhand för att se om huvudpunkterna berör dig och ditt projekt.
Prata med dina chefer och de som håller i mötet. Var ärlig med att du känner dig stressad över projektet och har begränsat med tid. Om du är öppen och ärlig om situationen du befinner dig i och att du prioriterar din kund, ger de dig förmodligen klarhet i varför mötet ska hållas och vad det är som berör, och inte berör, dig direkt. Det kan vara så att du absolut måste vara med på mötet. Om så är fallet, försök ta reda på vad du kan få ut av mötet som kan hjälpa dig göra ett bättre jobb för din kund.
Ofta i affärslivet och i synnerhet i större bolag, känner vi att vi inte kan sätta våra egna gränser. Vi känner att vi måste säga ”ja” för att vara våra chefer till lags, eller för att uppfattas som bra medarbetare. Men i verkligheten så levererar en bra medarbetare till deadline och/eller är noggrann med arbetet hen utför. Om du sätter upp gränser för dina kollegor och chefer för vad som är möjligt att uppnå inom en utsatt tidsplan och därmed styr deras förväntningar på din tillgänglighet, så kommer de inte bli förvånade om du säger ”tyvärr, jag kan inte vara med på det mötet".
Gränser och förväntningar är särskilt viktiga när det gäller möten, eftersom det gör att vi kan undvika negativa känslor gentemot de personer som bjuder in oss till möten som vi anser är onödiga. De hjälper även de som håller i mötena att förstå att tid är pengar, och att anställda som strävar efter att vara bäst på det de gör behöver att andra också inser värdet av deras tid.
En anledning till att man kan känna sig stressad över att prioritera sitt eget arbete framför möten är troligtvis för att vi tycker de flesta möten är slöseri med tid. Ineffektiva möten tar död på verksamheten, och varje år förlorar företag stora summor pengar i lönekostnader till följd av onödiga möten.
Om detta är fallet i din organisation, så hjälp till att främja en bättre kultur med mer effektiva möten. Lär dig de bästa metoderna för att mötena ska hålla sig till ämnet, vara fokuserade och endast inkludera de personer som faktiskt berörs av det som diskuteras. När du känner dig säker på att mötena är produktiva och effektiva, kan du minska behovet av att prioritera din egen tid.
Att prioritera individuella arbetsuppgifter framför möten är en mycket personlig upplevelse, och kan kännas rent av obekvämt ibland. Men om ditt team inte gör det möjligt att hålla effektiva möten och ser till att mötena är nödvändiga och viktiga, kan du lätt känna att du inte kan göra ditt jobb ordentligt. Sätt dina gränser och hantera förväntningarna så att du kan leverera det som förväntas och prioritera möten när de verkligen tillför något.
No comments yet
Let us know what you think!