Vi har alla råkat ut för det: ett mejl vi missat, ett möte som hölls utan att vi visste om det, ett PM som aldrig nådde vårt skrivbord. Problem med informationsflödet i organisationer kan hindra oss från att kunna göra ett bra jobb, vilket kan leda till allvarliga problem med dynamiken i ett team. Oftast är ett kommunikationshaveri varken illvillig eller avsiktlig i sin natur. Utan oftast handlar det bara om en flaskhals i informationsflödet och brist på resurser för en klar och tydlig kommunikation.
Så, hur gör du för att undvika de här flaskhalsarna i informationsflödet och för att etablera en klar och tydlig kommunikation inom din organisation? Det handlar främst om tre saker:
Det spelar ingen roll hur bra kommunikatör du tror att du är, när information slutar flöda fritt så uppstår en företagskultur som skapar rädsla, osäkerhet och konkurrens när det kommer till att dela med sig. Oftast börjar det i toppen; ledarna måste se till att de anställda känner sig bekväma med att tala öppet med dem. Anställda ska inte vara rädda för att säga emot eller ha en annan åsikt, och de ska förstå organisationens kommunikationspolicy. Medan svenska företag vanligtvis har platta organisationer, utan någon större hierarki, kan detta vara ett stort problem i större organisationer och internationella företag.
Medan en öppen kultur säkerställer att informationsflödet inte hämmas, kan det fortfarande finnas problem som orsakar flaskhalsar. Organisationer behöver fortfarande strukturer för att fungera smidigt, och det samma gäller för informations- och kommunikationshantering.
Din organisation bör implementera ett slags regelverk eller förhållningssätt för information; vilka beslut kan fattas individuellt, vilken typ av förväntningar bör hanteras av projektledare, vilka policyer gäller för förseningar och missade deadlines?
Allt detta bör fastställas klart och tydligt och hanteras på ett enhetligt sätt. En av de största orsakerna till flaskhalsar på arbetsplatser är bristen på organisation. Detta gäller särskilt när projektteam består av flera personer som arbetar med olika delar och som förlitar sig på varandra för att kunna slutföra arbetet. Även om regler ibland kan hämma kreativiteten, kommer regler för hur man hanterar information och kommunikation korrekt att gagna alla nivåer inom organisationen.
När du väl har lagt grunden för en bra kommunikation och ett fritt informationsflöde med en klar och tydlig struktur, kan du ge verktyg till de anställda.
Kommunikations- och produktivitetsverktyg är numera något som kännetecknar moderna kontor. Vidare spelar de en viktig roll när det gäller att förebygga flaskhalsar i informationsflödet. Precis som e-post och verktyg för internkommunikation ledde till att vi slutade använda post-its där vi skrev meddelanden till varandra, så hjälper ny teknik oss att förbättra hur vi interagerar med våra kollegor och gör det enklare att dela information.
Kontor blir allt mer mobiloptimerade och anställda kan lättare kommunicera från sina telefoner och från olika platser. Vi ser företag sträva efter bättre sammanlänkningar för att öka och förbättra kommunikationen, och vi gör det vi kan för att möjliggöra detta. Mötesbokningssystem är bara ett sätt för att främja ett smidigt informationsflöde för mötestider och rumsbokningar. Ett annat är appar som möjliggör detta på ett mer omfattande sätt, vilket förhindrar flaskhalsar när det gäller möten.
Flaskhalsar är ett stort problem för vissa företag, men genom noggranna avvägningar och uppriktiga samtal med dina anställda, kan flaskhalsar undvikas nästan helt och hållet. Lägg till några användbara verktyg som hjälper personalen att lätt kunna kommunicera kring viktiga kontorsrelaterade frågor som möten, och du kommer vara mer produktiv än någonsin.
Med Meetio App kan du boka möten och mötesrum när du är på språng.
No comments yet
Let us know what you think!