Mötesrum - företagens nya hårdvaluta

- "Knack knack" – När är det här rummet ledigt?
- Varför finns det aldrig några lediga mötesrum?
- Ursäkta, jag har bokat det här rummet nu.

Högt tryck på mötesrum, (upplevd) brist på mötesrum och att bli utslängd från eller behöva slänga ut kollegor från bokade rum är vardagsmat på många arbetsplatser. Det beror bland annat på att företag och organisationer har blivit mer informations- och mötesintensiva. Som en följd har mötesrum kommit att bli något av en hårdvaluta för många företag. Vi på Meetio är, om vi får säga det själva, rätt vassa på hur man hanterar det här med mötesrum – till exempel genom statistik* över rumsanvändande. Vi vet, det låter inte jättesexigt, men statistik är ett kraftfullt verktyg för att få insikt om det faktiska användandet av ytorna – något som sällan ser ut som man tror...

Hur brukar bokningssystem för mötesrum se ut?

Det allra vanligaste sättet att boka mötesrum på är via kalendern i den e-postklient som ens organisation använder (t.ex. Exchange eller Google Calendar). Allt fler företag inser dessutom fördelarna med att använda så kallade rumsbokare som t.ex. Meetio Room för att optimera deras rumsbokningssystem. Rumsbokare är alltså skärmar med en mjukvara som integrerar med kalendersystemet. De placeras utanför mötesrummen och hjälper till att överbrygga gapet mellan de digitala kalendrarna och den fysiska verkligheten genom att visa rummets status. Dessutom underlättar de situationer där man snabbt behöver ett rum, t.ex. vid spontanmöten eller telefonsamtal.

Värdet av (mötes)tid

För enkelhetens skull så ställer vi upp ett exempel för att illustrera värdet av ett fungerande rumsbokningssystem:

• Tänk ett företag med 100 anställda och 10 mötesrum och att företaget då har 80 timmars rumstillgänglighet (10 rum x 8 h arbetsdag) per dag.
• Bokningsgraden ligger på 60% där varje möte är 1 timme långt.
• Varje dag hålls det i snitt 48 möten (60% av 80 h = 48 h), vilket blir hela 120 arbetstimmar i möten per dag (48 h x 2,5 deltagare/möte (det genomsnittliga antalet mötesdeltagare i Sverige)).

25% av alla bokade möten är vad vi kallar för spontanmöten vilket innebär att de bokas direkt på plats, antingen via en rumsbokare eller en mobilapp. Om vi då tänker oss ett företag som inte använder något verktyg för bokning av spontanmöten och att de 25 procenten som behöver ett mötesrum snabbt, då måste lägga minst 5 minuter av sin tid till att leta efter ett rum, så har man förlorat 5 minuter på 12 möten (25% av 48 möten = 12 möten). Det blir med andra ord 1 timme varje dag som ägnas åt att leta efter mötesrum. Översätter man då den arbetstiden till pengar så drar det iväg snabbt...

Visste du att?

• 28% av alla bokade mötesrum står tomma p.g.a. att den som bokat inte dyker upp eller har glömt att avboka rummet, så kallade "no-shows". Det innebär att ett mötesrum är bokat 2,2 timmar varje dag (28% av 8 h) fast det egentligen är ledigt. Detta är en anledning till att många upplever att "det aldrig finns några lediga rum".
• Om den totala bokningsgraden på rum är högre än 60% upplevs det som svårt att få tider.
• Om den totala bokningsgraden på rum är högre än 80% upplevs det som omöjligt att få tider.
• I genomsnitt har företag 1 mötesrum på 10-15 anställda.
• Våra data visar att svenskar är väldigt fixerade vid att mötestiden ska vara 60 minuter. Utomlands är ett genomsnittligt möte 90 minuter.

Meetio Stats där du bl.a. kan se nyttjandegrad av rummen, antal mötesdeltagare, möteslängd, no-shows m.m.

Som du förstår finns det massor av utvecklingspotential för företag och deras mötesrumshantering, där statistik kan fungera som ett värdefullt verktyg. I våra Meetio Room-licenser ingår vårt statistikverktyg Meetio Stats som förser dig med allt du kan tänkas vilja veta om era mötesrum.

*Alla siffror som presenteras i artikeln baseras på användardata från hundratals företag som använder vår egna statistik-mjukvara Meetio Stats.