Ett av de vanligaste klagomålen vi hör från de som arbetar på kontor eller på mötesintensiva företag, är att folk inte ansvarar för att avboka mötesrum med bortslösade mötestider och tomma rum som följd. Med traditionella metoder för att boka mötesrum, så saknas det ofta ett riktigt verktyg för att säkerställa att rummen används som det är tänkt, och att de inte är blockerade att användas av personer som verkligen behöver utrymmet. Det finns några sätt att förhindra att dessa situationer uppstår, samt se till att rummen används till deras fulla potential.
Ibland glömmer vi bort att vi bokat ett rum för ett möte – sånt händer. Men andra ska inte behöva lida för att vi glömt eller för att det blivit en miss i planeringen. Om ett möte blir inställt ska det finnas en process på plats som säkerställer att rummet släpps från bokningen när mötet i fråga blir inställt.
I de fall där mötet eller rumsbokningen glöms bort, kan ett incheckningssystem till mötesrummet vara en god idé. Om du säkerställer att deltagarna, eller åtminstone den som håller i mötet, checkar in och på så vis säger att ”jag är här och jag använder det här rummet”, så fyller rummet sin funktion. Om det inte checkas in, kan rummet släppas efter en viss tid och kollegorna får besked om att rummet är tillgängligt. Genom att använda ett incheckningssystem kan du säkerställa att personalen hålls ansvariga för deras bokningar av mötesrummen och slöseri med mötestider och rum kan undvikas.
Incheckningssystem som är integrerat i rumsbokningssystemet.
Även om det är mänskligt att glömma, så är det galet frustrerande med en kollega som regelbundet ställer in möten eller glömmer att släppa rum som de har bokat helt i onödan. I sådana fall, är det på sin plats att ledningen eller kontorschefen är medveten om problemen. Istället för att straffa de som missbrukar bokningssystemet, bör man uppmuntra de med ett ansvarsfullt bokningsbeteende. Här kan ett belöningssystem vara på sin plats. För de som använder bokningssystemet på ett ansvarsfullt sätt, undviker att ställa in möten i den mån det går och släpper oanvända rum i god tid, kan en positiv kompensation fungera som en extra morot. Något litet, som till exempel en gratis lunch, kan vara tillräckligt för att de anställda ska känna att det uppskattas när de visar hänsyn gentemot varandra på kontoret.
Ett sätt för att undvika avbokningar av mötesrum är genom ett system som skickar påminnelser och bekräftelser till mötesvärdar och deltagare. Genom att integrera det med din jobbkalender så kan du se till att mötet bokas in direkt i din kalender. Påminnelser dagen före och en timme före mötet, gör att du har gott om tid att avboka om inte mötet blir av, medan ett bekräftelsesystem ser till att du vet att de inbjudna deltagarna kommer vara på plats.
När du har implementerat system och policyer som håller alla anställda ansvariga för hur de använder sig av mötesrummen, främjas ett respektfullt klimat på arbetsplatsen. Genom att låta tekniken hjälpa till med incheckningar, bokningar, bekräftelser och påminnelser, kan du sänka antalet inställda möten och förebygga att det slösas med konferensrummens tid.
No comments yet
Let us know what you think!