Om du jobbar på ett företag där det krävs mycket personliga möten med kunder och/eller kollegor, gissar vi att du ofta håller eller deltar i möten. Även om det inte är ett problem i sig, så får många företag problem när det börjar uppstå konkurrens om mötesrummen. För att undvika att det tampas om mötesutrymmen, kan du överväga några taktiker så att alla kan hålla de möten de behöver, utan att känna sig stressade på kontoret.
Använd olika utrymmen för olika ändamål
Ibland behövs stora konferensrum för viktiga bolagsmöten, som till exempel när ledningsgruppen träffas en gång i månaden. Vid andra tillfällen behöver du kanske bara ett snabbt uppdateringsmöte och då finns det inte riktigt något behov av ett stort bord med 20 stolar.
Arbetsplatser med blandad användning eller aktivitetsbaserade kontor är bland de bästa när det gäller att låta de anställda använda olika utrymmen efter behov, särskilt när det gäller möten. Även om inte ditt kontor har särskilda fokusrum, kan du ändå försöka göra så gott du kan med det du har. Du kanske kan boka loungeutrymmet på kontoret för ett informellt möte, eller boka det stora bordet i kafeterian för en lunchbriefing. Var lite kreativ med utrymmena som du har tillgång till så att du inte behöver förlita dig så mycket på de traditionella mötesutrymmena, och på så sätt undvika konkurrens och konflikter.
Skapa ett mera mobilt kontor
Ett av huvudproblemen i kampen om mötesrummen kommer från användandet av utrustning och kontorsmaterial. Du kanske egentligen inte behöver det största rummet för ert möte med tre deltagare, men det är det enda rummet med en TV-skärm och du ska hålla en presentation – då är ju ditt urval klart begränsat.
Du kan undvika detta genom att göra dina utrymmen mer flexibla och mobiloptimerade. När du tar med utrustning eller kontorsmaterial från rum till rum, eller förlitar dig mer på trådlösa alternativ, kan du vara mera flexibel med var du håller dina möten. Återigen, så kan detta minska huggsexan om vissa mötesrum när du och dina kollegor känner att ni har större valfrihet.
Använd teknik och ett bra bokningssystem
När det gäller möten så vet vi att tekniken är en god vän. Det som minskar kampen eller osämjan kring mötesrummen kan ibland vara en så enkel sak som ett bättre bokningssystem eller överblick över tillgängligheten. När det blir förvirrande eller otydligt vilka rum som är upptagna på vilka tider och av vem, så är det helt naturligt att det kan leda till frustration. När otydligheter minimeras så kan de anställda känna sig mer avslappnade, även om det inte alltid finns ett rum tillgängligt när det behövs.
Att lätt kunna planera i förväg, få ett meddelande om det blir några avbokningar i sista minuten, eller få en överblick över vilka rum som är tillgängliga om man vill hålla ett spontanmöte, gör att alla får mer kontroll över sina möten. När vi känner att vi har kontroll minskar det naturligt konkurrensen och den desperata känslan av att vi måste ha vad vi behöver just när vi behöver det.
Om du funderar över hur du kan använda era utrymmen, er utrustning och ert bokningssystem på ett bättre sätt, kan du säkert undvika otrevliga konflikter på kontoret. Att boka mötesrum borde inte vara stressigt eller en källa till bråk på kontoret, och genom att följa dessa råd kan du förhoppningsvis undvika konkurrens om mötesrummen helt och hållet.
No comments yet
Let us know what you think!