Vi har alla varit där: du sitter i ett möte och frågar dig själv, ”varför är jag här?”. När du är under press på jobbet, är stressad över en deadline eller har dagliga arbetsuppgifter som behöver avslutas, så är det rent slöseri med tid att sitta i möten som varken är relevanta eller viktiga för just dig. För att du ska kunna bedöma om ett möte kommer att vara värt tiden, är det viktigt att mötesorganisatören verkligen planerar mötet, skapar en mötesagenda och skickar ut en tydlig mötesinbjudan. Här är fem tecken som avslöjar när du troligtvis kan hoppa över ett möte:
1. Du behöver inte ta med något material eller presentera något på mötet
Även om det kan vara viktigt att vara med i ett möte som du inte aktivt behöver delta i, kan du också fråga om du kan få en uppdatering senare. Antingen med mötesanteckningar, ett mail, eller om de aspekter som påverkar dig och dina projekt kan diskuteras på tu man hand eller i ett kortare stå-upp-möte.
2. Mötet har ingen tydlig agenda eller tidsplan
Du ska inte behöva delta i möten som inte har en bestämd sluttid. Utan en tydlig tidsplan eller agenda som följs, så har möten en tendens att dra ut på tiden och halka in på sidospår. Om din organisation värnar om att maximera produktiviteten på arbetsplatsen, är det en bra anledning att skippa det här mötet.
3. Mötet har inget mål eller förväntat resultat
Det ideala är att möten är resultatdrivna. Om målet bara är att ha ett gäng människor i ett rum för att prata, finns det en stor risk att mötet inte blir speciellt produktivt och därmed bara slösar din tid. Om det inte finns något definierat mål eller önskat resultat för mötet, kan du antingen be organisatören tydliggöra vad målet är, eller överväga om mötet kan hållas vid en annan tidpunkt eller senare datum när det finns ett specificerat mål utsatt. Annars kan de flesta möten utan specifika mål och ämnen avhandlas via e-post istället.
4. Organisatören är inte ens med på mötet
När en chef kallar till ett möte utan att ha för avsikt att själv vara med, bör det ses som en varningsflagga. Ta reda på om de andra som kallats till mötet förstår syftet, agendan och vad som förväntas att mötet ska resultera i, och sedan kan ni kanske tillsammans bestämma om detta kommer vara ett givande och nödvändigt möte. Fråga annars din chef varför hen tycker det här mötet är viktigt att hållas men inte tillräckligt viktigt för hen att delta i. Möten är som mest effektiva när åtminstone de flesta deltagarna känner att det är något som är värt att lägga tid på
5. Deltagarna är oförberedda eller ofokuserade
Det här är varför som det är så viktigt att definiera specifika roller och önskemål i mötesinbjudan och mötesagendan. När deltagarna kommer oförberedda till ett möte, eller är osäkra på varför mötet äger rum överhuvudtaget, lägger det grunden för ett improduktivt möte. Om inte alla nyckelpersoner i diskussionen har möjlighet att närvara, föreslå att ni håller mötet vid ett annat tillfälle. Om en presentation som ska hållas är ofullständig, eller inte ordentligt förberedd, föreslå att ni tar det en annan dag när det funnits mer tid till förberedelser. Ett möte utan ordentlig förberedelse och nödvändigt fokus kommer bara slösa med din – och alla andras – tid.
Om du tänker på vad som gör ett möte bra, kan du lättare identifiera de saker som gör ett möte dåligt. Var inte rädd för att be om att få stå över ett möte, eller ställa in ett möte om det är tydligt att mötet inte kommer bli lyckat. Möten som hindrar produktiviteten kan göra att folk blir irriterade och missnöjda på arbetsplatsen, och ingen gillar ett möte som bara slösar tid.
Sist men inte minst... Att tacka nej till ett möte är inte ohyfsat, utan visar snarare på ansvar. Varför? För att du tydligt visar att din tid är värdefull och borde spenderas på viktigare uppgifter. När allt kommer omkring, gynnar det både företaget (tid är pengar...), och dig själv som slipper känna stress över arbetsuppgifter som behöver bli klara.
No comments yet
Let us know what you think!