Så här styr du upp ett dåligt möte

Även om förberedelse är viktigt för framgångsrika möten, kan det ibland uppstå problem eller saker som inte kan förutspås. Så, vad ska du göra när det känns som att mötet håller på att spåra ur eller kapas av en allt för dominant deltagare? Ta hjälp av följande användbara taktiker för att styra upp mötet och få det på banan igen.

Vad du kan göra när det känns som om mötet spårat ur

Kanske det visar sig att din mötesagenda inte är komplett eller det dyker upp något som du inte hade planerat för. Kanske du var lite väl optimistisk med hur mycket tid som skulle avsättas till respektive talare, eller trodde att vissa problem skulle gå snabbare att lösa. När det känns som om mötet håller på att glida bort från ditt initiala mål eller som om du inte håller dig till den ursprungliga planen, finns det några saker du kan göra för att få mötet på banan igen.

Ta en kort paus – det kan vara så att dina mötesdeltagare är trötta eller ofokuserade. Om alla får en minut eller två för att ta en nypa frisk luft, eller en kopp kaffe för att hämta sig, kan ni gå tillbaka till mötet och börja om i en bättre riktning.

• Ta en kort paus – det kan vara så att dina mötesdeltagare är trötta eller ofokuserade. Om alla får en minut eller två för att ta en nypa frisk luft, eller en kopp kaffe för att hämta sig, kan ni gå tillbaka till mötet och börja om i en bättre riktning.
• Ge alla en uppgift. Det kan vara så att folk saknar inspiration eller att de behöver lite hjälp för att alla ska vara på samma sida. Om så är fallet kan du ge deltagarna en snabb brainstorming-övning eller något de kan klura på. Det kan få kreativiteten att börja flöda igen, eller så får du en uppfattning om vilket mindset deltagarna är i, och du kan styra upp mötet därefter.
• Bara avsluta mötet. Det är inte pinsamt att säga ”det här funkar inte just nu”. Mötet kanske är ofokuserat för att deltagarna inte är förberedda. Ge folk lite mer tid för att förbereda sig och fortsätt mötet lite senare på dagen eller i veckan. Det är inte lönt att slösa med folks tid om mötet inte är produktivt.

Vad du kan göra om mötet förlorat syftet

De flesta möten börjar med goda avsikter men de följer inte alltid därefter. När du känner att du håller på att förlora syftet med mötet, kan det hjälpa att hålla sig till temat.

• Se alltid över din mötesagenda. Det är den som styr hur ditt möte bör hållas. När saker och ting känns meningslösa, kan du, genom att hålla dig till din agenda, åtminstone se till att du uträttar det som du hade bestämt dig för att göra.
• Titta tillbaka på dina mål. När sedan en punkt tas upp, eller en ny punkt diskuteras, fråga dig själv och gruppen hur det bidrar till det allmänna syftet med mötet. Det kan hjälpa dig prioritera vad du bör lägga tid på, eller om det finns saker som kan diskuteras i ett annat möte istället.

Vad du kan göra om någon kapar mötet

Du kanske tillhör en av de få lyckliga inom företagsvärlden som inte fastnat i ett möte där en person helt har tagit över mötet. Om du inte är en av dem, så finns det några sätt för hur du kan ta tillbaka mötet från någon som dominerar konversationen.

• Begränsa tiden för prat och presentation. Genom att se till att deltagarna måste vara koncisa, kan du sätta stopp för de som gärna pratar oavbrutet.
• Gå tillbaka till målen. Som vi nämnde tidigare, så kan du fråga ditt team om punkten som togs upp bidrar till det allmänna syftet. De som bara vill prata för pratandets skull kommer inte ha något annat val än att hålla sig till det som är viktigt.
• Utse en moderator. En person som leder mötet (och det behöver inte nödvändigtvis vara samma person som planerade det) kan se till att det inte bara är en enda person som får all uppmärksamhet. En moderator kan hjälpa till att lösa upp spända situationer, få igång personer som kanske annars är lite tillbakadragna i möten, och även hjälpa de andra att hålla sig till mötesagendan.

Möten förlöper inte smidigt av sig själva, och ofta blir det bättre och bättre ju oftare du och ditt team övar. Och så snart du vet hur du ska styra upp ett dåligt möte kommer du ha betydligt färre av dem.