Sista-minuten-möten är oundvikliga – så är det bara. När du behöver göra avstämningar i samma stund som tanken slår dig, eller inser att senare samma dag är den enda överlappande tiden som ett team är ledigt, så kan sista-minuten-möten vara mycket viktiga. Men det behöver inte betyda att de alltid är särskilt effektiva eller produktiva. Så, hur kan du se till att sista-minuten-möten blir precis lika bra som dina schemalagda och planerade möten? En tumregel är att hålla dig till platser och aktiviteter som öppnar för högt fokus!
1. Begränsa störningsmoment och distraktioner
Störningsmoment dyker upp i alla möjliga former, men för att ha ett så effektivt sista-minuten-möte som möjligt, bör du begränsa störningarna genom att vara strategisk i var du håller mötet. Hitta ett avskilt utrymme, eller ännu bättre, ett fokusrum för att begränsa yttre störningsmoment. Sista-minuten-möten har en tendens att bli ineffektiva när deltagarna inte är riktigt inställda på dem. Det kan bli lättare att fokusera om du begränsar störningsmoment och distraktioner.
2. Håll energin uppe
Prova gärna stå-upp-möten för att göra sista-minuten-möten effektiva. Den typen av möten är naturligt kortare än traditionella möten, och håller alla deltagare aktiva och engagerade genom att alla står upp. Vare sig det är direkt på morgonen eller precis innan arbetsdagen är slut, försök även få deltagarna att göra lätta rörelser för att få fart på blodcirkulationen vilket kan boosta engagemanget.
3. Förlita dig mindre på tekniken
Sista-minuten-möten bör inte innefatta några ingående presentationer eller några typer av diagram eller grafer, så minimera användandet av teknik i mötet. När du kan gå ifrån datorn och kanske till och med förbjuder telefoner, så kan du hålla ett enkelt möte person till person, utan att tiden äts upp av att få igång projektorer eller fibbla med annan teknisk utrustning. Och icke att förglömma – deltagarna blir inte distraherade av sina egna enheter!
4. Håll det kort och koncist
Ett sista-minuten-möte bör aldrig dra ut på tiden. För det första, är det väldigt ineffektivt att hålla ett långt möte utan någon tidsplan eller agenda. För det andra bör ett sista-minuten-möte av naturen vara kort eftersom det inte finns något krav på långa förberedelser. Om du inte kan uppnå ditt syfte eller mål med mötet på drygt 30 minuter behöver du förmodligen planera in ett längre möte vid ett annat tillfälle.
5. Begränsa antalet deltagare
När det är för många deltagare i ett sista-minuten-möten, har de en tendens att förlora sitt syfte. Det mest idealiska är ett möte med färre än fem deltagare, eller helst två till tre. På så vis är det mindre risk att mötet mynnar ut i småprat, och kan istället användas för statusuppdateringar eller lägesrapporter. När du behöver inkludera fler deltagare, var då artig och boka in något mera officiellt.
För effektiva möten är det kort tid och högt fokus som gäller. Sista-minuten-möten behöver inte bli varken hafsiga eller meningslösa. Istället kan de hjälpa till att styra upp aktiviteter, särskilt vid jobb i projekt. Se till att alla dina möten – även dina sista-minuten-möten – tjänar sina syften och du kommer få bättre och mer effektiva möten överlag.
No comments yet
Let us know what you think!