Du får en enda chans att göra ett bra första intryck, så se till att göra det bra. Det samma gäller när du tar emot besökare på kontoret, vare sig det gäller ett samarbetsmöte med en affärspartner, en anställningsintervju med en potentiell kandidat eller en välkomstlunch för ledningsgruppen. Det finns några sätt som säkerställer att du gör ett bra första intryck när du tar emot besökare, så att de känner sig välkomna, bekväma och samtidigt imponerade av ditt kontor.
Varför det är viktigt att välkomna besökare
Vi har tidigare talat en hel del om vad som krävs för att hålla ett lyckat möte, vilket främst handlat om förberedelserna och utförandet av själva mötet. Men om du inte tar emot dina besökare på ett välkomnande sätt, kan det sätta en negativ ton för mötet och du vill så klart inte att mötet ska spåra ur innan det ens har börjat.
Hur du kan börja med att ge den bästa upplevelsen
- Ha någon fysiskt närvarande - På kontor idag är det inte särskilt vanligt att det finns en receptionist eller personal avsedd för att välkomna gäster. Om du inte har någon som jobbar i receptionen på ditt kontor, se till att du sätter en påminnelse fem till tio minuter innan mötet börjar så att du själv kan vara där och ta emot dina gäster. Om du inte har möjlighet att göra det själv, be någon annan vara på plats och välkomna gästerna å dina vägnar.
- Erbjud något att dricka och kom med vänliga gester - Erbjud dig att ta besökarnas jackor eller paraplyer. Erbjud dem ett glas vatten, eller kaffe/te. Den här typen av välkomnande gester kan göra så att besökarna känner sig mer avslappnade, och det kan också ge en mjukare start på mötet istället för att köra igång med allvaret direkt. Offer to take the guests’ coat or umbrella if applicable.
- Ha en bekväm och inbjudande entré - Vid det här laget vet du redan hur viktigt kontorets layout kan vara för den allmänna känslan och atmosfären på kontoret bland medarbetarna, och det samma gäller för dina besökare. Inred din reception eller lobby med bekväma lounge-möbler istället för några få hårda stolar. Om det stämmer överens med ert varumärke, inred med varma och klara färger som gult och orange och placera ut växter. Allt detta bidrar till att folk känner sig mer bekväma och avslappnade när de går in på mötet.
- Ge besökarna tydliga instruktioner om hur de hittar till ditt kontor - Om det är svårt att hitta ingången till ditt kontor, eller om det krävs en komplicerad inskrivningsprocedur, så förvarna dina besökare om detta. Om en besökare känner sig stressad eller uppjagad för att hen inte kunde hitta ditt kontor, är det inte en vidare bra början på ett möte. Var klar och tydlig med sådan information i god tid innan mötet.
- Se till att du har den utrustning som behövs - Inget (nåja...) är värre än att hålla ett möte och i samma stund upptäcka att du inte har rätt adaptrar till gästernas datorer och din projektor, eller andra problem med kompatibilitet och anslutningar. Om dina gäster ska hålla en presentation, erbjud dem att skicka den till dig i förväg så att det finns en backup på plats. Eller ta med ett USB-minne om filer snabbt skulle behöva överföras mellan enheter, ifall du inte redan på förhand haft kontakt med besökarna gällande deras tekniska behov.
Bekväma möbler, varma färger och växter skapar en inbjudande och välkomnande miljö för dina besökare.
När du både planerar dina möten ordentligt i förtid och dessutom välkomnar och tar väl hand om dina besökare, kan du vara säker på att dina möten blir både mer lyckade och att dina gäster känner sig välkomna. Om du börjar på rätt vis genom att ge dina besökare en så bra upplevelse som möjligt, kan detta sätta tonen på resten av ert möte och därmed framtida samarbeten.
No comments yet
Let us know what you think!