Det kanske kan verka onödigt, men lägg gärna lite tid och omsorg på att ge era konferensrum riktigt bra namn. Namnen på konferensrummen är faktiskt en viktig aspekt i att säkerställa att mötesbokningssystemet fungerar smidigt och utan möjligheter till missförstånd. Och, icke att förglömma, så kan roliga och relevanta namn på konferensrummen bidra till den generella kontorsmiljön och hur de anställda känner inför möten.
Rumsnamn ska vara tydliga och inte förvirra användaren. Ett av de vanligaste misstagen som företag gör, är att döpa deras konferens- och mötesrum efter riktiga platser. Först kan det verka som en bra idé, men det kan snabbt leda till missförstånd och förvirring. När den som organiserar konferensen meddelar att mötet kommer att hållas i konferensrummet Köpenhamn, kanske konferensdeltagarna tror att mötet ska hållas i staden Köpenhamn. Jag vet att det låter osannolikt, men den här typen av missförstånd är faktiskt inte helt ovanliga.
Detsamma gäller när man uppkallar konferensrum efter personer. Avsikten kan vara att få inspiration från historiska personer eller företagsledare som är riktiga visdomskällor eller förebilder inom ledarskap. Men innan personalen har koll på rumsnamnen, kan det uppstå förvirring när det inte är helt tydligt vilken ”Michelle” det pratas om: är det Michelle Obama-rummet eller är det Michelle på ekonomiavdelningen? Kom ihåg att vi människor har tendens till att förkorta meningar och namn för att göra det enkelt för oss. Det är lätt att man förenklar ett långt namn som ”Konferensrummet Michelle Obama” vilket kan leda till problem i kommunikationen.
Å andra sidan, om du döper dina konferens- och mötesrum endast efter färgen eller stilen på rummet, som t.ex. det vita rummet, hörnrummet osv, så missar du lätt möjligheten att använda namn som beskriver rummens syfte lite bättre, eller använda namn som understryker företagets värderingar eller värdegrunder. När ett mötesrum saknar inspiration kan detta ofta smitta av sig på mötena som hålls därinne.
Förhindra missförstånd och förvirring genom att: skapa korta och unika namn som representerar ditt företag eller era produkter/tjänster på något vis. Till exempel, om du är ett spelföretag kan du döpa dina rum efter figurer från dina bästsäljande spel (Mario, Yoshi, Kirby, osv.) Om du är ett skivbolag kan du döpa dina rum efter bästsäljande låtar.
Ett riktigt bra sätt att använda namn på konferensrum för att understryka ditt företags budskap och boosta arbetsmiljön, är att döpa rummen efter era värderingar eller värdegrunder. När de anställda håller möten i konferensrummet ”Öppenhet” eller har möte med kunder i ”Kunden i första hand-loungen”, kan du vara säker på att era värdegrunder ständigt finns i bakhuvudet hos alla anställda.
Vår kund Lime är ett bra exempel på där man lyckats implementera en namngivningsstrategi. Med företagsnamnet som tema, har de döpt deras konferensrum efter mat och dryck som innehåller lime. Deras konferens- och mötesrum i Lund har de kallat Key Lime Pie, Guacamole, Daiquiri, och Mojito. Dessa roliga och lättsamma namn uppmärksammar deras produkt samtidigt som det är klart och tydligt i alla kommunikationer var mötena ska hållas.
En annan av våra kunder, Dubizzle, en stor köp- och säljsajt i Förenade Arabemiraten, har namngett sina konferensrum efter platser i Game of Thrones (fiktiva platser är okej), som till exempel King's Landing och Winterfell. Kreativa namn som många människor kan relatera till, jag menar - hur kan man inte gilla de här namnen?!
Lägg några minuter extra på att namnge dina konferens- och mötesrum med eftertanke. Du kan bygga ditt varumärke, fascinera besökare, bygga företagskultur samt göra dina konferensrum mer minnesvärda. När du gör det på rätt sätt, kan du också göra ditt mötesbokningssystem smidigare och undvika missförstånd och förvirring bland personalen, och det är därför som rumsnamn är viktigare än du tror.
No comments yet
Let us know what you think!