När man tittar på kontorslayout och design och samtidigt överväger arbetsplatsens produktivitet, är det ofta cellkontor eller kontorslandskap som uppmärksammas. Cellkontor har utan tvekan, traditionellt sett varit de mest populära inom företagsvärlden, men på senare år har kontorslandskapen tydligt ökat i popularitet. Men tänk om du kunde ta några delar från båda de här kontorsutformningarna, för att skapa ett utrymme som har flera funktioner och användningsområden. Den typen av utrymme kallas för ”aktivitetsbaserad” arbetsplats.
Anställda på moderna företag idag gör sällan en enda arbetsuppgift, eller arbetar helt självständigt. Dagens företagskulturer och nyetableringar förväntar sig att de anställda ska ta sig an flera olika ansvarsområden eller ”bära flera olika hattar”. På grund av detta ser våra dagar sällan likadana ut och därför kan också våra behov av kontorsmaterial, rumsresurser och arbetsmiljöer skifta.
I ett aktivitetsbaserat arbetssätt (förkortat ABW efter engelskans ’activity based working’) används en kombination av kontorslandskap och cellkontor, med tillägg av olika kontorsfunktioner beroende på behov. Denna typ av arbetsplatsdesign resulterar ofta i väloptimerade ytor, där utrymme ges åt både hög- och lågfokus-aktiviteter, så väl som för självständiga och grupprelaterade arbetsuppgifter (företaget Motion Office använder sig av en bra grafik för att förklara förhållandet mellan den här typen av arbetsaktiviteter och hur de relaterar till ABW). Det betyder att den totala ytan kan innefatta sektioner med skrivbord eller bord, men även ha rum för enskilt arbete med högfokus och rum lämpade för samarbete, där du kan stänga in dig med en grupp människor utan att störa någon annan.
På den här typen av arbetsplatser, skapar företag ofta andra ytor för lounger där informella möten, spontanmöten och möten där det som avhandlas har lågt fokus, kan hållas. Vidare kännetecknas aktivitetsbaserade arbetsplatser oftast av fri sittning – istället för att var och en har sitt eget skrivbord så förflyttar sig folk under dagen och hittar en miljö som passar deras behov, beroende på vilken aktivitet som ska utföras.
Olika miljöer för olika arbetsuppgifter.
Det finns flera tankeskolor gällande produktivitet på arbetsplatser och hur man ska utrusta en arbetsplats för maximal jobbnöjdhet och effektivitet. Till största delen råder enighet kring att ett urval av olika arbetsmiljöer är gynnsamt för att man ska kunna vara produktiv genom hela arbetsdagen. Men när det kommer till aktivitetsbaserade arbetsplatser finns det många argument för varför den här typen av setup kan fungera för de flesta företag.
I en undersökning av Leesman, globalt ledande inom datainsamling och information gällande effektivitet på arbetsplatser, så fann man att ”över alla 220,000+ anställda i databasen, så har 45% valt 11 eller fler aktiviteter som viktiga i deras tjänst”, vilket visar att ”ju mer komplex en anställds dagliga arbetsprofil är, desto mera gynnsamt är det för dem att arbeta på ett mobilt sätt som drar nytta av flera olika miljöer”. Det betyder att många av dagens anställda har en mängd olika arbetsuppgifter, vilket indikerar att en variation av arbetsmiljöer kan vara nödvändig för att kunna slutföra alla aktiviteter som krävs i olika roller.
Vidare så fann Leesman genom hela studien, att i genomsnitt så ökade kreativiteten och de informella mötena på aktivitetsbaserade arbetsplatser. Fokus förblev generellt densamma som i andra typer av kontorsmiljöer. Men “i genomsnitt, rapporterade hela ABW svarandegruppen en något högre effektivitet på arbetsplatsen än kontrollgruppen” som var en del av studien. Den stora skillnaden i effektivitet hos aktivitetsbaserade arbetsplatser, är förmågan att kunna stödja personalen och att anställda kan anpassa sig efter det nya arbetssättet.
Medan arbetsmiljön i den här typen av kontorslayout kan verka trevligare och bättre för de anställda, är det viktigt att notera att det kan komma att krävas en företagspolicy gällande standard för lämpligt beteende, en stöttande företagskultur så väl som en ökad användning av teknik och kommunikationsverktyg för att satsningen ska bli lyckad. Och även om kreativitet och samarbete har visat sig öka på aktivitetsbaserade arbetsplatser, så kan det krävas mycket stöd och onboarding från företag som använder den här typen av kontorsstrategi.
Aktivitetsbaserade arbetsplatser behöver ha tydliga och accepterade förväntningar på syftet och användandet av varje typ av utrymme. När en anställd är osäker på vilken del av kontoret som ska användas för en särskild aktivitet, eller vilket beteende som är lämpligt i den nya miljön, kan det skapa oordning i organisationen vilket istället kan vara kontraproduktivt.
Vidare så kräver företagets infrastruktur ett ökat beroende av kommunikation och företaget måste anamma rätt verktyg och teknik för att information ska flyta lätt mellan de olika avdelningarna. Dessutom så har rörliga arbetsplatser ofta ett ökat behov av policys om papperslösa och ”rena skrivbord”, plus implementation av rutiner för delning av dokument, organisering, konferenser och datalagring. Då det är fri sittning och de anställda uppmuntras att rotera mellan olika arbetsplatser på kontoret, ökar behovet av att kunna boka gemensamma resurser så som mötesrum och mindre konferensrum. Detta kan också innefatta att man behöver införa föreskrifter som ser till att de här resurserna används på ett effektivt sätt.
Det går att diskutera om det är en utmaning eller fördel med aktivitetsbaserade arbetsplatser, men ofta lägger den här typen av arbetsmiljö ett stort ansvar på de anställda, och företagsledningen behöver ingjuta en kultur med ansvarskänsla. Eftersom det råder mindre tillsyn och de anställda är mer självständiga, måste företaget säkerställa att de anställda vet vad de gör, att personalen är självmotiverad och har en noggrann planering för att slutföra uppgifter.
Alla typer av kontorslayouter har för- och nackdelar och olika typer av företag skulle kunna gagnas av var och en. Med aktivitetsbaserade arbetsplatser kan du få den fluiditet och transparens som kommer med kontorslandskap och även den enskildhet och självständighet som cellkontor erbjuder. Det viktigaste är alltid att du kan säkerställa att din personal är utrustad att utföra deras jobb efter bästa förmåga och att du tar med arbetsplatsens produktivitet i beräkningen.
Exempel på ett kontor med fri sittning och en clean desk policy.
No comments yet
Let us know what you think!