Det här med möten kan vara lite trixigt. Å ena sidan är de ofta nödvändiga och viktiga för verksamheten, å andra sidan kan de kännas som rent tidsslöseri. Ingen vill lägga tid på möten som de istället hade kunnat lägga på kunder eller arbetsuppgifter med deadlines. Så, hur kan du se till att mötena är produktiva, håller sig till ämnet och gör deltagarna nöjda? Genom att sätta ihop en riktigt bra dagordning eller mötesagenda!
Varför behövs en mötesagenda?
Tänk på ett dåligt möte som du suttit med i nyligen. Vad gjorde att det blev dåligt? Var det för långt? Kände du att det inte var nödvändigt för dig att vara med? Blev det för många avbrott eller höll sig inte konversationen till ämnet? Detta är alla vanliga anledningar till att anställda inte tycker om möten, men som tur är så kan dessa problem lätt undvikas.
En dagordning ser till att det är klart och tydligt vad som skall diskuteras, att alla som deltar förstår deras roll och varför deras närvaro är nödvändig, och att regler är satta för hur mötet skall hållas för att det inte ska gå över styr. Med en mötesagenda kan du även vara bättre förberedd, se till att all personal har möjlighet att vara aktivt engagerade, och att du prioriterar på rätt istället för att hålla de anställda borta från deras mest produktiva tid eller arbetsuppgifter som det är bråttom med.
Vad du ska ha med i mötesagendan
Akuta möten inträffar. Problem kan dyka upp hela tiden och bränder måste släckas, det är helt naturligt. Men om du kan planera i förväg, ska du alltid göra det. Om det är du som håller i mötet, sätt ihop en dagordning i tid så att du kan vara säker på att lämpliga personer är inkluderade (eller inte) och så att du kan specificera vad var och en bör bidra med.
Specificera mötets mål eller syfte
Din mötesagenda bör vara så specifik som möjligt. Börja med att rubricera din dagordning och ge huvuddragen av målet eller syftet med mötet. Även om ditt möte kan vara något så trist som ”Kvartalsgenomgång”, försök att sammanfatta vad resultatet av mötet bör bli, som till exempel ”Kvartalsgenomgång för utvärdering av måluppfyllelse samt presentation av tillväxtmöjligheter och förbättringsområden.” När du anger huvuddragen av vad hela syftet med mötet är, så kan du bättre hjälpa dig själv och dina medarbetare att hitta rätt tankebanor och sätta lämpliga förväntningar på mötet och vikten av det.
Specificera tider för varje ämne
Huvuddelen av din dagordning bör inkludera de punkter som ska gås igenom i en vettig ordning och hur mycket tid som avsatts till varje punkt. Dagordningar ska alltid ha specificerade tider för att säkerställa att diskussionen inte drar ut på tiden. Om det verkar som att ett problem eller ämne inte kan diskuteras inom den angivna tidsramen, gör en notering om vilka som berörs av just det här samtalsämnet och planera in ett uppföljningsmöte där ni kan gå in lite mer i detalj utan att behöva ta upp alla andras tid. Det händer alldeles för ofta att det fokuseras för länge på en särskild punkt, vilket gör att resten av mötesdeltagarna blir stressade eller frustrerade över att mötet inte går framåt.
Specificera roller och ansvarsområden
Härnäst ska du göra klart vilka som är inkluderade i mötet och vilka roller de har. Försök se till att alla som deltar kan bidra med något, annars kan de inbjudna känna att mötet bara slösat bort deras tid när samma information lika väl kunde ha skickats till dem via e-post. Specificera när var och en ska presentera eller bidra till konversationen (med utrymme för diskussion, förstås) och bestäm vem som ska leda vilken del av mötet.
Nyckeln till en riktigt bra mötesagenda är noggrannhet. När du planerar och organiserar kan du minimera tiden du lägger på möten, se till att alla som deltar bidrar (och inte är uttråkade) och att det är klart och tydligt vilket resultat eller mål du önskar uppnå med mötet. Dina möten kommer bli mycket mer produktiva och du kan börja känna att du håller alla glada och nöjda med hur du håller dina möten.
No comments yet
Let us know what you think!