Möten är generellt en oundviklig del i verksamheter och företagslivet, men de behöver inte kännas fruktade, mystiska eller något att gruva sig för. Möten borde istället vara en positiv upplevelse för de anställda och ses som en nödvändighet för att säkerställa att gruppmedlemmarna är produktiva, kommunikativa och organisatoriskt på samma sida. Så hur ser du till att mötesdeltagare är förberedda för och ser framemot möten? Skapa bättre mötesinbjudningar!
Dagordningen för mötet bör vara det första du fastställer när du kallar till ett möte. Den bör i sin tur styra några punkter du kan ha i åtanke när du skriver din inbjudan. Först och främst, när du klart och tydligt kan definiera vilka som bör delta i mötet och vad de kan bidra med (eller åtminstone syftet med att de deltar), kan du se till att detta uttrycks i inbjudan. Genom att du gör det, så visar du vad som förväntas av deltagarna så att de kan förbereda sig, vara alerta och förstå deras roll i mötet, istället för att känna att det är slöseri med deras tid.
Att sätta en positiv ton där alla som är närvarande deltar och uppskattas för att de är där, är en mycket bättre approach än den typiska klichén av ett möte: det rullar på med bara ett fåtal personer som dominerar samtalet. När du kan säkerställa att alla inbjudna till mötet har en klar förståelse för att deras kunskaper och/eller åsikter är en nödvändig del av mötet, kan du hjälpa till med att boosta din personals självförtroende och se till att de är engagerade när de kliver in på mötet.
Ett kännetecken för ett dåligt möte kan vara att deltagarna upplever att det saknar syfte. När det inte finns något definierat resultat, eller mål som ska uppnås med mötet, så kan lätt vikten av möten glömmas bort, eller så känner deltagarna att det kunde ha räckt med ett mejl som går igenom informationen. Det här förloppet är en av de främsta anledningarna till att folk gruvar sig för att gå på möten. Men du kan ändra på detta.
Redan i din inbjudan ska du vara specifik och genomtänkt i vad du förväntar dig att resultatet eller målet med mötet ska vara. När du visar de inbjudna att det finns ett syfte och hur de kan bidra till att uppnå det, kommer de också vara mycket mer benägna att vilja delta. Det är svårt att hålla ett möte när du känner att deltagarna är distraherade, oorganiserade eller ofokuserade. Se till att ditt möte håller sig till saken genom att vara klar och tydlig redan från början med vilket resultat du önskar uppnå.
Sen ska du såklart inkludera information om när och var. Se till att din mötesinbjudan skickas ut i god tid för att säkerställa att majoriteten av de inbjudna kan komma. Inkludera vilken tid mötet börjar men var också tydlig med vilken tid det slutar – deltagarna vill veta hur mycket av deras tid som kommer upptas av mötet. Se till att lämpliga rum bokas och att det inte finns några oklarheter som leder till att deltagarna irrar runt och letar efter rätt plats. Du bör även ta med om det kommer serveras kaffe, fika eller lunch, eller tillåta deltagarna att ta med egen fika eller mat om det inte serveras något. Hungriga mötesdeltagare bäddar inte för ett produktivt möte.
Syftet med din mötesinbjudan är såklart inte att skapa oro hos de anställda. De ska snarare fungera som ett specifikt, tonsättande verktyg för att bjuda in viktiga gruppmedlemmar till ett fokuserat och målorienterat möte. Du kommer att märka att när du skapar en mötesinbjudan som innefattar dessa punkter, så kommer deltagarna vara förberedda och alerta, det önskade resultatet blir klart och tydligt och dina kollegor kommer vara tacksamma.
No comments yet
Let us know what you think!