Högt tempo och stora mängder information karaktäriserar arbetsmiljön i många av dagens organisationer. Enligt Svenska Möten tillbringar svenska tjänstemän i snitt åtta timmar per vecka i möten. Det är fyra hela arbetsdagar per månad(!). Inte konstigt att mötes- och konferensrum ofta är fullbokade... I tillägg till detta, anser 50% att mötena inte är värda tiden.
Inte särskilt glädjande statistik va? Som tur är finns det flera sätt att förbättra möteskvalitén. Förutom åtgärder som att sätta en tydlig agenda och förbereda deltagarna i god tid, kan ett bokningssystem för mötesrum tillföra betydligt värde till möteskulturen i din organisation.
Våra kunder ger oss värdefull insikt om vilka problem de upplever på sina arbetsplatser. I den här artikeln kommer jag att lista 4 vanliga anledningar till huvudbry när det kommer till användning av mötesrum, men framför allt hur ett bokningssystem kan lösa problemen:
Kontorslandskap och hot desking är omåttligt populärt och trenden verkar inte svalna. Men, den här typen av arbetsytor ställer också krav på tillgång till alternativa rumsresurser som mindre grupp- och mötesrum. Medarbetare i kontorslandskap blir lätt störda på grund av många avbrott. Därför är det extra viktigt att det också finns separata rum där man kan stänga dörren om sig när man behöver. Detta gäller även för möten - finns det något mer irriterande än ett knack knack på dörren följt av frågan "När är det här rummet ledigt?"? Okej det finns det, men du förstår poängen!
Så, hur kan ett program för rumsbokningar låta dig arbeta ostört?
En av de viktigaste sakerna för våra kunder är att displayerna är enkla att förstå, för alla. Vi är övertygande om att Meetio Room är den enklaste lösningen på marknaden. Den är baserad på det välkända trafiksljussystemet som de flesta känner till, och när den är monterad utanför ett konferensrum råder det inga tveksamheter kring om ett rum är upptaget eller inte.
De flesta organisationer har någon form av rumsbokningssystem integrerat i e-postklienten. Problemet med detta är att många tycker det är ganska opraktiskt när det gäller spontana möten - Långt ifrån alla möten är ju planerade dagar eller veckor i förväg. Vanligtvis tar folk bara ett ledigt rum, sätter sig ned och börjar mötet. Sedan knackar en kollega på dörren och berättar att rummet är bokat. Och så börjar jakten på ett nytt rum.
Meetio Room kopplar till ditt befintliga bokningssystem och visualiserar den digitala rumskalendern. Du behöver med andra ord inte kolla i e-postklienten om rummet är ledigt eller inte - plattan utanför rummet visar detta. Med Meetio Room är det väldigt enkelt att boka ett spontanmöte. Bara gå till ett ledigt rum och klicka två gånger på skärmen och rummet är ditt!
Dubbelbokningar är ett vanligt och störande problem, speciellt i delade miljöer som kontorshotell och liknande där folk använder olika bokningssystem. På grund av att de olika system inte "pratar med varandra" kan två personer boka samma rum utan att veta om det.
Med Meetio Book kan användare från olika system boka samma rumsresurser. Det är en webbapp som är tillgänglig från din dator och telefon. Du kan också bjuda in användare från andra organisationer.
Jag slår vad om att du någon gång hört en kollega klaga på att det aldrig finns några lediga mötesrum. Saken är bara den att många bokade rum ofta står tomma på grund av att ingen dyker upp. Bland våra kunder ser vi vanligtvis en no-show-rate på 30-50%. Med andra ord, massor av bokade rum som står tomma. Sist men inte minst finns problemet med personer som använder rum utan att faktiskt boka dem. Detta gör att andra tror att rummet är bokat för att det sitter någon där.
För att undvika att rum står oanvända på grund av "no-shows", har Meetio Room en check in-funktion. Bara sätt en tid som mötet ska avbokas om det inte checkas in, så blir rummet tillgängligt för andra. Det finns även en avsluta i förtid-funktion som frigör tid och gör rummet tillgängligt för andra.
En annan uppskattad funktion som verkligen får Meetio Room att stå ut från mängden är statistik över rumsanvändning. Genom Meetio Room-licensen får du data över hur rummen faktiskt används och användarnas bokningsbeteende. Det här betyder att du faktiskt kan se nyttjandegraden av rummen, antalet no-shows, möteslängder, antal deltagare etc.
No comments yet
Let us know what you think!