Möten på jobbet går knappast att undvika, därför ska de heller inte vara för långa eller slösa varken din eller kollegornas tid. Möten ska snarare fungera som produktiv användning av din tid, för att fatta arbetsrelaterade beslut eller att samarbeta kring en uppgift. Hur kan du då se till att tiden spenderas på ett klokt sätt och att dina möten inte drar ut på tiden? Det finns några strategier du kan använda dig av för att få så effektiva möten som möjligt.
1. Planera i förväg
För att ett möte ska vara så effektivt som möjligt behöver du helt enkelt planera i förväg. När du skapar din dagordning eller mötesagenda, se till att du inkluderar nyckelpersonerna för mötet och precisera vad de förväntas bidra med. När du uttryckligen säger till deltagarna vilken roll de kommer ha i mötet, vad de ska förbereda och ta med eller presentera, så kan du vara säker på att det inte slösas någon tid på vad som ska diskuteras härnäst.
2. Ange hållpunkter
De största orsakerna till ineffektiva möten, är att det inte finns några tidsgränser eller för att mötet inte startade i tid. Om du låter småprat stå i vägen för mötet att börja i tid, är det lätt hänt att du hamnar snett tidsmässigt, eller att hela mötet blir osynkat. Se till att deltagarna är redo att sätta igång så fort de dyker upp. Gör en tidsplan för övergångar och de olika punkterna som diskuteras och specificera hur lång tid varje punkt eller presentation får ta, så att du kan vara säker på att tidsplanen hålls. När det inte finns några hållpunkter kan det hända att en eller två personer dominerar hela mötet, vilket inte lämnar någon tid för andra diskussioner och dessutom kan göra att de andra deltagarna upplever att mötet är tråkigt, ineffektivt – eller ännu värre – helt meningslöst.
3. Tillhandahåll material
Möten är viktiga för i huvudsak två anledningar: för att informera teamet om en utveckling, en milstolpe, ett resultat eller ett nytt projekt, och för att samarbeta runt en uppgift eller ett problem som måste lösas. När det gäller det första, kan det lätt malas på om information som alla mötesdeltagare inte behöver ha en utförlig genomgång av. När så är fallet, se till att mötet hålls kort, sammanfatta huvudpunkterna och dela ut material (antingen i pappersformat eller som PDF-fil via e-post) så att deltagarna kan gå igenom det i deras egen takt vid ett annat tillfälle. De flesta team består av människor med olika sätt att ta in och bearbeta information i olika takt. Så när du delar ut material som var och en kan gå igenom på egen hand efter mötet är avslutat, kan de anställda ta den tid de behöver för att gå igenom informationen.
4. Fundera och få feedback
Att finslipa möteseffektiviteten är en pågående process i nästan alla företag. Be därför gärna dina kollegor och personal att fundera över mötena och för att sedan ge dig feedback om vad som var bra och vad som var dåligt. För att verkligen vara effektiva bör ni vara så eniga som möjligt om vad som gör möten trevliga, produktiva och värda sin tid. Viktigast av allt, jobba på att förbättra de saker som inte fungerar så att mötena inte bara fortsätter vara ineffektiva!
Möten må vara oundvikliga, men de behöver inte ta upp enormt mycket tid. Om du kan skapa en miljö för maximal mötesproduktivitet genom att planera i förväg, sätta hållpunkter, dela ut uppföljningsmaterial och kontinuerligt samla in feedback, kommer du märka att dina möten blir allt mer effektiva.
No comments yet
Let us know what you think!