Få en demo
Få en demo
Meny
Få en demo
glada människor i mötesrum

Checklista för Mötesrum

24 november, 2017

Det finns nästan inget värre än att komma till ett möte och rummet inte är förberett med rätt utrustning. Precis som när man skapar en mötesagenda och en mötesinbjudan i förhand, så behöver företag även se till att deras mötesrum är förberedda med all nödvändig utrustning som säkerställer att möten kan börja i tid och sedan flyta på smidigt. När man gör en checklista för all utrustning som behövs i mötesrummen, så kan både arrangörer och deltagare enklare få ut så mycket som möjligt av sina möten utan att behöva oroa sig över deras effektivitet.

Börja med den mest grundläggande utrustningen

Ibland kan det hända att din personal behöver ta med egna material till möten; då ska detta stå klart och tydligt redan i mötesinbjudan. Om inte, bör ditt företag se till att, när de inreder era konferensrum, allt som behövs för att deltagarna ska ha ett så lyckat möte som möjligt finns tillgängligt. Ett företag kan ha olika utrymmen beroende på vilket syfte just det specifika mötes- eller konferensrummet har. Om du använder fokusrum, eller vill hålla stå-upp-möten, bör dessa rum ha en annan typ utrustning. Vanliga möten och konferenser med större antal deltagare behöver sannolikt mer utrustning.

Nödvändig konferensrumsutrustning

  • Whiteboard med tillhörande pennor. Du kanske behöver skriva några anteckningar eller göra en skiss på whiteboarden för att förklara något lite mer ingående.
  • Rätt stolar och bord: fundera över stolarna och borden, och hur de kommer fungera i utrymmet. Är bordet för stort för att möten ska kunna kännas intima och förtroliga? Är stolarna hårda och obekväma så att deltagarna inte kan fokusera på presentationen? Detta är sådant du måste ta i beaktande.
  • Rätt projektor och/eller skärm. Ta en titt i rummet där du ska hålla mötet och se till att du har den utrustning som behövs: behöver du en TV att koppla upp dig mot eller finns det en digital projektor med en neddragbar projektorduk?
  • Kablar och sladdar. Det finns inget som försenar ett möte som när man inte har rätt sladdar. Se antingen till att de redan finns tillgängliga mötesrummet eller var noga med att ta med rätt sladdar till mötet. Du kanske vill passa på och testa sladdarna redan innan mötet så att du inte råkar ut för några anslutningsproblem under själva mötet.
  • Fungerande A/V-utrustning. Om du behöver ljud till din presentation är det bra att förbereda utrustningen för detta i förhand. Se till att högtalarna fungerar ordentligt och att du har rätt anslutning till dem.
  • Telefon- eller videokonferensutrustning. Sitter ditt team utspritt eller har du deltagare som deltar virtuellt eller via telefon? Se till att utrustningen är på plats i förväg, så att ingen missar viktiga delar av mötet.
  • En kaffebryggare och/eller vattenkokare för te. Alla mötesdeltagare bör vara alerta och fokuserade inför mötet, så se till att de har tillgång till vad de behöver för att hålla sig pigga och uppmärksamma!

Det finns många anledningar till att möten spårar ur och blir oproduktiva. Ditt företag bör förbereda konferensrum redan från början för att säkerställa att mötens effektivitet kan maximeras. När ditt företag börjar med en checklista för konferensrumsutrustning kommer du vara mycket mera förberedd för ett lyckat möte.

Du gillar nog också

dessa inlägg om Arbetsplatsdesign

Subscribe by email

Kommentarer (2)